Propisano je da je poduzetnik dužan najmanje jednom godišnje i to na 31. prosinca popisati imovinu i obveze, te s popisanim stanjem uskladiti knjigovodstveno stanje. (čl. 11. Zakona o računovodstvu)
Za poduzetnika koji ne popiše imovinu i obveze propisana je novčana kazna u svoti od 10.000,00 kn do 100.000,00 kn, te novčana kazna za odgovornu osobu kod poduzetnika u svoti od 5.000,00kn do 20.000,00 kn. (čl. 32. st. 1. ZOR)

Nakon što se evidentiraju inventurne razlike (višak ili manjak), knjigovodstveno stanje je usklađeno sa stvarnim stanjem, te su nakon toga informacije u bilanci (imovina, obveze i kapital) istinite, a rezultat poslovanja prikazan u u računu dobiti i gubitaka objektivan. Samo na temelju takvih istinitih financijskih izvještaja menadžment, vlasnici i članovi društva mogu donositi odgovarajuće poslovne odluke.

1. Metode popisa

Propisano stvarno stanje imovine i obveza treba se iskazati na 31.prosinca, no godišnji se popis može kao fizički popis obaviti prije ili poslje 31.prosinca. Promjene koje pritom nastanu između dana kad je obavljen popis i 31.prosinca treba naknadno evidentirati u popisnim listama, na temelju knjigovodstvenih isprava (računa, primki, otpremnica i sl.) i svesti na stanje 31. prosinca.
• ako je popis obavljen prije 31. prosinca tada popisano stanje treba povećati za sve ulaze do kraja godine te smanjiti za sve izlaze (utroške, izdavanja, prodaje i sl.) koji su se dogodili od dana popisa do 31. prosinca.
• ako je popis obavljen nakon 31. prosinca, tada popisano stanje treba smanjiti za sve ulaze, a povećati za sve izlaze koji su se dogodili nakon 31. prosinca do dana popisa.

2. Popisno povjerenstvo i plan popisa

Potrebno je unaprijed pripremiti sve prostore u kojima se nalazi imovina koja će se popisivati, u poslovnim knjigama moraju biti evidentirani svi poslovni događaji koji su se dogodili prije popisa, potrebno je imenovati popisno povjerenstvo i sastaviti plan popisa.
Uprava, odnosno ovlašteno osoba ili tijelo donosi Odluku o popisu i osnivanju popisnog povjerenstva. Odlukom se definiraju predmet i mjesto popisa, dan popisa, članovi povjerenstva i njegovi zadatci, rokovi za predaju izvještaja o popisu i prijedloga za rješavanje inventurnih razlika, te druge pojedinosti. Popisno povjerenstvo najčešće ima tri člana: predsjednika i dva člana.

3. Popisna lista

Oblik i sadržaj popisnih lista nije propisan pa se ovisno o tome što je predmet popisa, popisna lista može razlikovati. U liste je potrebno unjeti podatke o stvarnom stanju, knjigovodstvenom stanju, cijeni, te utvrditi viškove i manjkove. Predmet popisa u popisnim listama su imovina, obveze i potraživanja.
Popis dugotrajne nematerijalne imovine podrazumjeva izvješće o uporabi i stanju patenata, licenci, koncesija, franšiza, nematerijalnih prava, sredstva za inovacije i ulaganje za razvoj tržišta, osnivačka ulaganja, odluke ugovore i sl.
Popis dugotrajne materijalne imovine podrazumjeva utvrđivanje stvarnog stanja zemljišta, šuma, građevinskih objekata, opreme, postrojenja, alata, pogonskog i uredskog inventara, pokućstva, transportnih uređaja, stambenih zgrada i stanova, unajmljena oprema putem operativnog lizinga i sl.
U posebne liste treba stavljati neupotrebljivu imovinu, tuđu imovinu, imovina koja se nalazi kod drugih poduzetnika, investicije u tijeku i dane predujmove.
Popis dugotrajne i kratkorajne financijske imovine u pravilu se provodi nakon 31. prosinca nakon što su evidentirani svi poslovni događaji koji se dnose na godinu koja završava. Mjenice podnesene na naplatu, primljena uplata po osnovi povrata zajma i sl.
Popis dugotrajnih i kratkotrajnih potraživanja provodi se uvidom u dokumentaciju na temelju koje su potraživanja evidentirana u poslovnim knjigama.
Popis zaliha sirovina i materijala, rezervnih djelova, sitnog inventara, ambalaže, proizvodnje u tijeku, gotovih proizvoda, te trgovačke robe i nekretnina za prodaju. Posebne liste za tuđu imovinu, zalihe na putu, komisije, zalihe kojima je vijek uporabe vremenski ograničen, kojima je rok uporabe istekao, koje su oštećene i nastao je gubitak na kvaliteti, koje treba otpisati.
Popis novca na računima u banci i u blagajni obuhvaća gotovi novac u blagajni i novac na poslovnim računima u banci. Što se tiče gotovog novca u blagajni treba ga popisat u svim blagajnama brojanjem po apoenima i upisom u popisne liste.
Popis dugoročnih i kratkoročnih obveza obavlja se na temelju uvida u dokumentaciju na temelju koje su provedena odgovarajuća knjiženja u knjigovodstvu

4. Izvještaj o obavljenom godišnjem popisu

Nakon što je popis obavljen, povjerenstvo je obvezno sastaviti izvještaj o obavljenom popisu. Izvještaj sadržava popisne liste te elaboriranje obavljenog popisa. Izvještaj o obavljenom godišnjem popisu trebao bi se sastojati od:
• mišljena popisnog povjerenstva o uzrocima utvrđenih viškova i manjkova
• prijedloga evidentiranja popisnih razlika
• podatci o stvarnom kalu, rasipu, kvaru i lomu, te škartu
• mišljenje o sumnjivim, spornim i zastarjelim potraživanjima

• mišljenja o obvezama kojima je rok naplate prošao, a još nije nastupila zastara
• mišljenja odnosno objašnjenja popisnih razlika koji su nastali kao posljedica moguće pogreške zbog zamjene pojedine imovine
• primjedba i izjava djelatnika koji rukuju materijanim i novčanim vrijednostima o utvrđenim popisnim razlikama
• različitih drugih prijedloga i primjedba u vezi s popisom

Nakon razmatranja elaborata potrebno je donjeti odluke:
• kako postupati s popisnim razlikama (viškom i manjkom)
• treba li za utvrđeni manjak teretiti odgovornu osobu ili će se manjak evidentirati na teret poduzetnika i predstaviti porezno nepriznat trošak
• koju je dugotrajnu materijalnu imovinu i zalihe potrebno otpisati
• koja potraživanja vrijednosno uskladiti, koja otpisati, a koja utužiti
• koje obveze otpisati

Donesene odluke temelj su za provedbu odgovarajućih knjiženja u knjigovodstvu.

Za više detalja preporučujemo stručni članak RRIF 11/2015.